Prasidedant rudens sezonui, kuomet suintensyvėja tarpinstitucinių organizacijų darbas,  planuojami susitikimai, vykstama į tarnybines keliones (komandiruotės), biudžetinės organizacijos turi galimybę rinktis kokį užsakymo ir apmokėjimo būdą pasirinkti – atlikti viešąjį pirkimą ar kelionių planavimo ir paslaugų įsigijimo klausimą palikti pačiam įstaigos darbuotojui.

Šiame straipsnyje Estravel Vilnius viešųjų pirkimų skyriaus vadovas Remigijus Nika dalinasi gerąja patirimi, kaip sklandžiai vykdyti pirkimą, kai kelionių paslaugas perka ir apmoka patys biudžetinės įmonės darbuotojai, o darbdavys, pagal darbuotojo vardu išrašytas sąskaitas faktūras ir kitus kelionės išlaidas patvirtinančius dokumentus, kompensuoja darbuotojo patirtas komandiruotės išlaidas.

Komandiruotės išlaidos: kokios paslaugos kompensuojamos įmonės?

Pasirinkus kelionės išlaidų kompensavimo mechanizmą, keliautojui (t.y. jeigu komandiruotę užsakinėja pats darbuotojas – darbuotojui) atlyginami jo patirti kaštai – šių kaštų sąrašą pateikiame žemiau.

• Apgyvendinimo su pusryčiais paslaugų apmokėjimas. Planuojant atlyginti šiuos kaštus, svarbu įvertinti ar darbuotojo užsakomo viešbučio kaina neviršija maksimalių nustatytų apgyvendinimo išlaidų normų. Kokios yra nustatytos apgyvendinimo kaštų normos Lietuvoje, pasitikrinti galite paspaudę čia.

„Noriu atkreipti dėmesį, kad skirtingose šalyse yra ir skirtingos apgyvendinimo išlaidų normos. Pavyzdžiui Lietuvos apgyvendinimo norma už naktį yra 145 €, Belgijos – 220 €, o JAV – 350 Eur. Leistinos išlaidų ribos Lietuvoje atrodo tikrai solidžiai, tačiau praktikoje neretai susiduriame su atvejais, kuomet dėl didelio užimtumo apgyvendinimo įstaigose mieste šios normos yra viršijamos. Būtent todėl komandiruotės planavimo rekomenduoju imtis kaip įmanoma anksčiau. Taip pat reikėtų įvertinti kelionės pasikeitimų riziką ir apsvarstyti apgyvendinimo užsakymą lankstesnėmis sąlygomis: t.y. galbūt verta rezervuoti atšaukimą bei keitimą leidžiančią apgyvendinimo įstaigą.” – pataria Remigijus Nika, Estravel Vilnius viešųjų pirkimų skyriaus vadovas.

• Transporto išlaidos, susijusios su komandiruotės tikslais. Jos apima oro, žemės ar vandens transporto bilietus, taip pat kuro išlaidas, jei į komandiruotę vykstama tarnybiniu ar nuosavu automobiliu. Kompensuojamos ir visos transporto išlaidos šalyje, kurioje vyksta komandiruotė.

Viešųjų kelionių pirkimų ekspertas Remigijus Nika pastebi, kad iš anksto rezervuoti privatūs pervežimai padeda sutaupyti darbuotojui laiko atvykus į nepažįstamą miestą, eliminuoja permokos galimybę ir nereikia rūpintis išlaidų kvitais. “Žinoma, jeigu darbuotojai komandiruotės metu turi pakanktamai laiko – raginu naudotis visuomeniniu transportu (traukiniai, autobusai, metro) ir taip prisidėti prie gamtos saugojimo ir racionalaus išlaidų valdymo.” – sako ekspertas.

• Draudimo kaštai. Šalia įprastų medicininių išlaidų ir nelaimingų atsitikimų draudimų, planuojant komandiruotę rekomenduojame užsakyti ir bagažo draudimą.

“Tokiu būdu sumažinsite galimų išlaidų dėl dingusio bagažo riziką, juolab, teisės aktai numato bagažo ar civilinės atsakomybės rizikų draudimų kompensavimą.” – įžvalgomis dalinasi Remigijus. Sužinoti draudimo kaštus planuojant savo komandiruotę ir apsidrausti galite Estravel kelionių draudimo platformoje internetu.

• Dalyvio mokesčio ar bilietų į renginį pirkimo išlaidos. Šios išlaidos aktualios, jei darbuotojas komandiruotėje vyksta į konferenciją, parodą ar kitą renginį.
• Dienpinigiai. Dienpinigiai darbuotojui mokami už kiekvieną dieną praleistą komandiruotėje. Priklausomai nuo šalies, į kurią vykstate, skiriami ir maksimalūs dienpinigių dydžiai, kuriuos reikia išmokėti darbuotojui. Maksimalius dienpinigių dydžius galite sužinoti čia.

Estravel kelionių ekspertas Remigijus primena, kad dienpinigiai (arba bent pusė jų) turi būti išmokėti darbuotojui ne vėliau kaip 1 darbo diena iki kelionės, o likusi dalis po grįžimo iš komandiruotės, bet ne vėliau, kaip atlyginimo mokėjimo dieną. Mažesnė dienpinigių suma gali būti mokama tik  tokiu atveju, jei tai yra numatyta kolektyvinėje ar darbuotojo darbo sutartyje. “Vienas svarbus niuansas – jei sąskaitoje už apgyvendinimą išskiriamas pusryčių ar maitinimo mokestis, atitinkamai tokia dalimi gali būti mažinama ir dienpinigių suma.” – primena Remigijus.

• Kitos su komandiruote susijusios išlaidos: miesto mokesčiai (ekologinis, turizmo), registracijos į reisą, registruoto bagažo mokesčiai, bagažo saugojimo, būtinų skiepų ir vaistų nuo užkrečiamųjų ligų išlaidos, užsienio šalies vizos (vizos kompensuojamos tik tada, jei darbuotojas išvyksta į kelionę).

Kokie darbuotojo komandiruotės išlaidas pagrindžiantys dokumentai reikalingi darbdaviui?

Estravel viešųjų kelionių pirkimų skyriaus vadovas Remigijus primena, kad pasirūpinus tarnybinės kelionės logistika, svarbu nepamiršti ir kelionės išlaidas pagrindžiančių dokumentų. “Darbuotojo komandiruotės išlaidos gali būti atlyginamos tik tada, kai pateikiami jas įrodantys dokumentai. Šis pagrindinis dokumentų rinkinys apskaitai turėtų būti pateikiamas per 3 darbo dienas po komandiruotės.”

Kelionės išlaidas pagrindžiančiais dokumentais laikomi kelionės dokumentų kopijos, sąskaitos ir mokėjimą patvirtinantys čekiai ar išrašas iš banko sąskaitos.

Kartu su kelionės išlaidas pagrindžiančiais dokumentais, darbdaviui taip pat turi būti pateikiamas vadovo įsakymas komandiruotei (nebėra privalomas ir siuntimas gali būti įformintas paties darbdavio pasirinkta forma), partnerių kvietimas, susitikimo dienotvarkė ar renginio informacija.

Kodėl kelionių komandiruočių paslaugas verta užsakyti Estravel kelionių agentūroje?

“Atsižvelgiant į kelionių dinamiškumą, didelį pokyčių ir informacijos srautą, patikimo kelionių partnerio pasirinkimas tampa vienu pagrindinių kaštų ir laiko sąnaudų optimizavimo veiksnių.“ – neabejoja Remigijus. O kodėl verta komandiruotes planuoti su Estravel?

• Paslaugų kompleksiškumas. Visos su komandiruote susijusios paslaugos užsakomos vienoje įmonėje ir gaunama viena sąskaita faktūra. Tokiu atveju nereikia rinkti išlaidas pagrindžiančių dokumentų iš keletos skirtingų tiekėjų. Prireikus, pasiekiama visa praeities užsakymo istorija.
• Biudžeto kontrolė. Ruošiami tarnybinių kelionių reikalavimus atitinkantys ir nustatytų maksimalių normų neviršyjantys kelionių paslaugų pasiūlymai.
• Paslaugų įvairumas. Estravel kelionių agentūra naudoja skirtingų tiekėjų pasiūlymus apjungiančias sistemas, leidžiančias pateikti tuo metu tinkamiausias kainas. Mėgstantiems planuoti patiems – galimi internetiniai paslaugų užsakymo sprendimai.
• Kelionės valdymas. Įvykus kelionės pokyčiams, kelionės valdymas daug patogesnis, nes derinimas vyksta tik su vienu šaltiniu – t.y. su patikimu Estravel kelionių konsultantu.
• Pasiekiamumas – 24/7.  Estravel pagalbos linija mūsų klientams yra pasiekiama visą parą – galite būti ramūs dėl net ir nakties metu nutikusių kelionės nesklandumų.
• Lanksčios paslaugų apmokėjimo galimybės. Už Estravel kelionių agentūros suteiktas paslaugas galite apmokėti skirtingais būdais: mokėjimas pavedimu, kortele, grynaisiais.

Patikėję kelionės planavimą Estravel – galėsite labiau koncentruotis į Jums paskirtas užduotis ir darbus, o Jūsų vadovas bus įsitikinęs, kad kelionės-komandiruotės biudžetas naudojamas skaidriai, racionaliai ir kokybiškai.