Viešosioms ar biudžetinėms organizacijoms planuojant viešąjį pirkimą kelionių paslaugoms įsigyti, neretai kyla klausimų – kokį viešojo pirkimo modelį taikyti, kokie kriterijai padės atrinkti kelionių agentūrą? Taip pat – kaip užtikrinti, kad viešieji pirkimai tarnybinėms kelionėms vyktų sklandžiai, o sudarius sutartį su kelionių organizatoriumi būtų skaidriai ir efektyviai naudojamas jų kelionių biudžetas?

Šiame straipsnyje kalbiname Estravel viešųjų pirkimų skyriaus vadovą Remigijus Niką, kuris plačiau papasakos Jums: kokie kelionių partnerių pasirinkimo būdai vyrauja perkant tarnybines keliones Lietuvoje bei kada kokį būdą optimalu pasirinkti.

Kokie viešojo pirkimo būdai vyrauja Lietuvoje, renkantis kelionių partnerį?

Skelbdamos viešuosius pirkimus kelionių organizavimo paslaugoms pirkti ar įsigydamos kelionių paslaugas, organizacijos naudoja šiuos pagrindinius pirkimo modelius:

• CPO LT kelionių užsakymo įrankis. Nuo 2022 m. įdiegtas kelionių užsakymo įrankis leidžia perkančiosioms organizacijoms savarankiškai užsakyti kelionių paslaugas (skrydžių bilietus, apgyvendinimo paslaugas, draudimą) arba gauti kelionės pasiūlymą sistemoje iš keletos kelionių agentūrų. Estravel yra viena agentūrų, kuri teikia tarnybinių kelionių pasiūlymus CPO LT įankyje. 
• Preliminarios sutartys. Tokios sutartys sudaromos su keliais kelionių organizatoriais ar kelionių pardavimo agentais (dažniausiai 3 ar 5). Kiekvienu atveju kelionės užklausa pateikiama atrinktiems tiekėjams ir paslaugos perkamos iš palankiausią kainą ar poreikį atitinkantį pasiūlymą pateikusios bendrovės.
• Fiksuoto įkainio pirkimo-pardavimo sutartis. Su vienu tiekėju sudaroma sutartis, kuri įpareigoja nustatytą įkainį (paslaugos mokestį) taikyti visą sutarties galiojimo laikotarpį. Tokia sutartis baigiasi suėjus numatytam terminui arba kai pasiekiama pirkime skelbta maksimali sutarties vertė.
• pirkimo modelis, kai už paslaugas apmoka pats biudžetinės įstaigos darbuotojas ir darbdavys jam kompensuoja išlaidas, plačiau apžvelgtas ankstesniame blogo straipsnyje „Kaip sklandžiai planuoti ir užsakyti tarnybines keliones, kai kelionių paslaugas perka darbuotojas“.

„Vertinant ilgametę dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose, o taip pat tarnybinių kelionių organizavimo patirtį, daugiau privalumų įžvelgiu CPO LT katalogo ir preliminariųjų sutarčių modeliuose. Juolab,  pastarieji labiau atitinka viešiesiems pirkimams keliamus tikslus ir principus.” – rekomendacija perkančiosioms organizacijoms dalinasi Estravel kelionių ekspertas Remigijus.

Kokią naudą gauna organizacija pasirinkdama vieną ar kitą pirkimo būdą?

CPO katalogo tarnybinių kelionių organizavimo įrankis

„Sėkmingai įdiegtas ir veikiantis kelionių organizavimo įrankis iš esmės supaprastina tokių paslaugų užsakymą. Nebereikia skelbti atskirų viešųjų pirkimų tiekėjų atrankoms ir pakanka priregistruoti organizaciją sistemoje (šiai dienai tokių jau virš 100). ” – įžvalgomis dalinasi Remigijus. 

• Sistema nesudėtinga ir patogi naudoti, veikia panašiai, kaip ir įprastos kelionių paslaugų paieškos ir užsakymų sistemos. Savarankiškai galima užsakyti skrydžių bilietus, rezervuoti apgyvendinimą, nupirkti draudimą ar užsakyti automobilio nuomą.
• Sudėtingesniems kelionių planams galima sugeneruoti užklausą ir gauti pasiūlymus su galiojančia žemiausia paslaugų kaina iš keletos tiekėjų. Tokiu būdu užtikrinamas racionalus biudžeto panaudojimas ir kontrolė.
• Perkant kelionių organizavimo paslaugas per CPO LT katalogą nebereikia sudaryti tiesioginių sutarčių su su tiekėjais t.y. kelionių agentūromis.
• Kiekvienam paslaugų pirkimui automatiškai sugeneruojama viešinama sutartis.
• Modulyje nustatyti aplinkos apsaugos reikalavimai, todėl perkančiosios organizacijos gali siekti viešuosius pirkimus reguliuojančiuose teisės aktuose žaliesiems pirkimams nustatytų procentų.

Preliminarios bendradarbiavimo sutartys su keletu kelionių agentūrų

„Atnaujinto varžymosi pagrindu vykstanti bendradarbiavimo praktika rodo, kad keletos tiekėjų pasirinkimas sutarties vykdymui turi daug privalumų ir mano nuomone galėtų būti plačiai taikomas”, – sako Remigijus Nika.

• rizikos išskaidymas, t.y. mažėja priklausomybė nuo vieno paslaugas teikiančio tiekėjo. Pvz.: jei vienas kelionių organizatorius dėl kažkokių priežasčių negali pasiūlyti tam tikrų paslaugų ar užsakymą įgyvendinti ne pilna apimtimi, perkančioji organizacija turėdama kelis tiekėjus, turi daugiau galimybių gauti tinkamą paslaugą.
• platesnė pasiūla. Tiekėjai gali naudoti skirtingus paslaugų užsakymo įrankius, taip didindami  teikiamų paslaugų įvairiapusiškumą ir atitinkamai kainos pasirinkimą.
• didesnis ekspertiškumas. Galimybė gauti aktualią informaciją ar rekomendacijas iš skirtingą patirtį turinčių tiekėjų.
• tiekėjų konkurencija, kadangi į pirkimą gali įsitraukti ir smulkūs tiekėjai. Taip skatinama ekonomika ar net turi įtakos papildomų darbo vietų kūrimui.

„Pirkimų vykdymas apklausiant keletą tiekėjų gali šiek tiek padidinti administracinę naštą perkančiosios organizacijos darbuotojui, nes reikia įvertinti gautus pasiūlymus, o po to atitinkamai informuoti tiekėjus apie rezultatus, bet tai labiau vidinis darbo organizavimo klausimas. Gaunama nauda yra nepalyginamai didesnė” pastebi kelionių ekspertas.

Fiksuoto įkainio pirkimo-pardavimo sutartis

Bendradarbiavimas su vienu tiekėju, taip pat dažnai naudojamas kelionių paslaugų pirkimo būdas Lietuvoje. Perkančiosioms organizacijoms jis patrauklus, nes: 

• Paslaugos pirkimo ir įgyvendinimo administravimas paprastesnis. Deleguojamos užduotys vienam tiekėjui.
• Pirkimų vientisumas. Pvz. jei kelionės į tą patį renginį ar susitikimą užsakomos skirtingu metu, paslaugų tiekėjui gali  apjungti užsakymą, derinant vieną bendrą pervežimą, vietų parinkimą lėktuve ir pan.

Remigijus atkreipia dėmesį, kad pasirenkant tokį bendradarbiavimo būdą, perkančiosios organizacijos darbuotojai turi labiau įsitraukti į kelionės organizavimo procesą ir patikrinti ar paslaugos yra suteikiamos už žemiausią galiojančią kainą.

Kokie ekonominio naudingumo kriterijai padeda tinkamai pasirinkti kelionių partnerį?

Praktikoje perkančiosios organizacijos kartais susiduria su atvejais, kad žemiausius aptarnavimo įkainius pasiūlęs tiekėjas ir pagal tai atrinktas kaip kelionių partneris, nebūtinai gali suteikti geriausią paslaugą, todėl pasirenkant bendradarbiavimo modelį dar viešojo pirkimo metu svarbu numatyti kriterijus, užtikrinančius, kad kelionių organizatorius turi pakankamas kompetencijas bei pajėgumus teikti paslaugas visa apimtimi ir tinkamai jas įgyvendinti. 

Remigijus rekomenduoja renkantis kelionių partnerį, įvertinti šiuos kriterijus:

Kokybiniai parametrai:

• tiekėjo taikoma klientų skundų valdymo sistema;
• krizinių / neeilinių situacijų valdymo modelis;
• pasitelkiamų darbuotojų patirtis ir kvalifikacija.

Papildomai rekomenduojama įvertinti:

• Socialinis kriterijus (atlyginimo dydis, neįgaliųjų ar vyresnio amžiaus darbuotojų įtrauktis ir kt.);
• galimybė pasiūlyti savarankiško rezervavimo interaktyvią sistemą arba kitą efektyvų sutarties vykdymą ir valdymą užtikrinantį sprendimą;
• suformuoti konkrečią pirkimo užduotį, kad įvertinti tiekėjo paslaugų kompleksiškumą ir kainų konkurencingumą.

Planuojate viešąjį pirkimą, norite pasitarti dėl Jūsų tarnybinių kelionių? Drąsiai kviečiame kreiptis į Remigijaus komandą: +370 5 264 9081 arba pirkimai[@]estravel.lt.