Jeigu aktyviai keliaujate darbo reikalais, kelionės gali sudaryti išties nemažą biudžeto dalį. Kaip optimizuoti kelionių išlaidas nemažinant kelionių? Estravel verslo kelionių skyriaus vadovė Justina dalinasi 9 patarimais, kurie padės sumažinti kelionių išlaidas.

„Įgyvendinus šias rekomendacijas – galite turėti efektyvią savo įmonės kelionių išlaidų planavimo ir valdymo strategiją, kuri gali reikšmingai sumažinti kelionių išlaidas ir pagerinti kelionių kokybę, išlaikant tą patį kelionių dažnį.” – verslo keliautojams pataria Justina.

1. Sukurti aiškią kelionių politiką

Kas yra kelionių politika? Paprastai tariant – tai Jūsų įmonės kelionių planavimo taisyklės, biudžeto, trukmių ir kt. Taisyklės. Kelionių politikoje turi būti aiškiai įvardinti tokie dalykai kaip kelionės išlaidos skrydžiams, maitinimui, apgyvendinimui, kitam transportui, partnerių ir tiekėjų sąrašas, iš kurių pageidaujate, kad kelionių ekspertai užsakytų paslaugas ir daugiau. 

Jeigu Jūsų įmonėje vyksta ir bendros darbuotojų ar įmonės skyrių kelionės, verta nusimatyti atskiras taisykles. Kai vienu metu keliauja keli darbuotojai, koordinuotos bendros kelionės gali padėti sutaupyti gaunant geresnių kainų lėktuvų bilietus, viešbučių kamabrius ir kt. Taip pat verta įvertinti ir kelionės būtinumą – galbūt papildomą pervežimą ar papildomą nakvynę kelionės kryptyje gali pakeisti nuotolinis susitikimas? Tai leistų šiek tiek sumažinti kelionės trukmę, o to pasekoje – kelionės išlaidas. 

Nuo ko pradėti norint sukurti kelionių politiką? Kviečiame susisiekti su Estravel komanda. Kelionių politiką esame kūrę ir įgyvendinę daugeliui mūsų klientų, dėl patogesnio ir aiškesnio kelionių planavimo ir atskaitingumo.

2. Išbandykite kelionių valdymo platformas 

Išbandykite mūsų rekomenduojamas kelionių valdymo platformas, kurios padeda stebėti kelionių išlaidas, patogiai valdyti rezervacijas, pasinaudoti specialiomis įmonei taikomomis sąlygomis. Šie įrankiai labai naudingi ir patogūs tuo, kad juose galima įdiegti Jūsų kelionių politiką – taip užtikrinsite, kad kelionės planuojamos laikantis nurodytų kompanijos taisyklių ir biudžeto ribų.

3. Kiek įmanoma – planuokite iš anksto

Lėktuvų bilietų ir viešbučių kainos dažnai kyla artėjnt kelionės datai – dėl šios priežasties tikrai verta planuoti keliones kiek įmanoma anksčiau. Planuojant iš anksto, taip pat tikėtina, kad turėsite didesnį šansą pasinaudoti specialiais tiekėjų pasiūlymais. 

Taip pat kelionės išlaidas padeda valdyti lankstumas kelionės datoms – pasirenkant keliones savaitės viduryje arba ne pačiu sezono įkarščiu – galite sumažinti lėktuvų bilietų ir apgyvendinimo išlaidas. Žinome, kad verslo kelionėms ne visuomet pavyks prisitaikyti prie išvykimo savaitės viduryje, tačiau jei galite – verta apsvarstyti tokią galimybę.

4. Tapkite aviakompanijų ir viešbučių lojalumo programų nariais

Tapti aviakompanijų ir apgyvendinimo paslaugų tiekėjų lojalumo programų nariais – tai padės sutaupyti būsimų kelionių išlaidas. Kiekviena įvykdyta kelionė Jums kaip lojalumo programos nariui kaups naudas/taškus, kuriuos vėliau galėsite iškeisti į vertingus privalumus. Estravel kelionių ekspertai gali Jums padėti tapti aviakompanijų ir viešbučių lojalumo programų nariais – dažnu atveju įmonės pačios į tokias lojalumo programas registruotis neturi galimybės. 

Naudingas patarimas – verta tapti aviakompanijų lojalumo programų nariais ir asmeniškai. Taip naudas galėsite kaupti dvigubai.

5. Viešbutis miesto centre – ne visais atvejais geriausias sprendimas

Viešbutis miesto centre yra labai patogus, jeigu planuojate susitikimus mieste ar norite po darbų dienos skirti laiko pažinčiai su įdomiausiomis miesto vietomis. Tačiau jei keliaujate į pasirinktą miestą didelių renginių metu (pvz.: vykstant tarptautinėms parodoms), apgyveninimo kainos centre gali būti 2-3 kartus aukštesnės nei įprastai.  Todėl tokiu atveju galite rinktis viešbučius aplink miesto centrą – dažnu atveju šie viešbučiai yra pigesni ir gali pasiūlyti papildomų patogumų (nemokamą transportą į miestą, automobilių stovėjimą ir pan.). Tai leidžia nemažai sutaupyti.

6. Kelionių transportas – ne tik skrydžiai

Skrydžiai užtikrina patogiausią ir greičiausią tolimesnių krypčių pasiekiamumą, tačiau jei yra galimybė – verta apsvarstyti alternatyvias, modernias ir finansinius kaštus padedančias taupyti transporto priemones. Jei kelionė nėra labai tolima ir norite keliauti ne tik pigiau, bet ir tvariau (pvz.: iš Vilniaus į Rygą ir atgal) – galite rinktis autobusus ar traukinius.  Tokiomis priemonėmis užtruksite ilgiau, tačiau tai padės sutaupyti, nes Jums nereikės mokėti tokių mokesčių, kaip, pavyzdžiui – bagažo.

7. Valdykite nenumatytas kelionių išlaidas su kelionių draudimu

Kelionių draudimas gali padėti sumažinti papildomus nuostolius, jei kelionė atšaukiama dėl netikėtų priežasčių, dingsta bagažas ar reikia medicininės pagalbos kelionės metu. Plačiau apie kelionių draudimo privalumus ir kodėl draudimą rekomenduojame be išimties visiems mūsų klientams – pasakojame ankstesniame įraše. 

Atkreipiame dėmesį, kad kelionių draudimą turi ir kai kurios kreditinės kortelės, tačiau prieš kelionė būtinai pasitikrinkite ar Jūsų kortelė turi galiojantį draudimą.

8. Taupykite ne tik pinigus, bet ir laiką

Estravel yra sukūrę nuosavus kelionių planavimo įrankius intrnetu, kuriais naudotis patogu, greita ir padeda atrasti vienas geriausių kainų rinkoje skrydžiams ir keltų bilietams. Didžiulis privalumas – kad tiek užsakant keltų bilietus, tiek lėktuvų bilietus internetu – Estravel 24/7 pagalba prireikus – visuomet šalia Jūsų.

9. Įsivardinkite aiškias bleisure kelionių iniciatyvas

Skatinkite bleisure keliones – suteikdami darbuotojams galimybę kelionę pradėti ar užbaigti keletu dienų anksčiau ar vėliau. Toks lankstumas gali reikšmingai sumažinti išlaidas, leidžiant pasirinkti mažesnės kainos skrydžius ir ekonomiškesnius apgyvendinimo sprendimus, taip kuriant papildomą vertę darbuotojams ir įmonei, kai darbuotojas galės ne tik atlikti savo funkcijas, bet ir galės pažinti kryptį kurioje lankosi. O tai – puiki papildoma motyvacija!

Nuo ko pradėti? 

Estravel komanda ir mūsų rekomenduojami kelionių išlaidų valdymo ir planavimo įrankiai, sukurta kelionių politika padės Jums patogiai sekti, valdyti ir analizuoti darbuotojų kelionių išlaidas, ataskaitas ir padės gauti naudingų rekomendacijų kelionių planavimo procesų tobulinimui. Reguliarių ataskaitų peržiūra suteiks galimybę nustatyti didžiausius išlaidų šaltinius, dažniausiai pasirenkamas kryptis ir potencialias derybų su tiekėjais galimybes – Estravel taps Jūsų derybininku su tiekėjais ir padės derėtis dėl dar geresnių kainų ir sąlygų Jūsų įmonės kelionėms. 

Norite tapti Estravel verslo klientu? Kviečiame užpildyti formą žemiau.