Apie pamažu atidaromas sienas jau girdime iš LR Vyriausybės pranešimų. Ir vėl keliausime į susitikimus, posėdžius, konferencijas, parodas. Karantino metu įsitikinome, kad virtualus bendravimas nepakeis gyvų susitikimų, tad kaip tam tinkamai pasiruošti, kad keliautojų ir renginių dalyvių kelionės būtų sklandžios. Prioritetas – keleivių saugumas ir sveikata.  

Dalijamės patarimais, ką reikėtų įvertinti planuojant viešuosius pirkimus ir vykdant valstybės tarnautojų ir viešojo sektoriaus darbuotojų keliones ir renginius.

Saugesnės kelionės

Šiandien keliautojų sveikatą ir saugą geriausiai užtikrina socialinė distancija ir tinkama higiena. Keliautojai – ne išimtis, todėl skelbiamų viešųjų pirkimų reikalavimai gali būti papildyti, numatant:

• greitos saugumo patikros (fast track) ir pirmenybinio įlaipinimo (priority boarding) paslaugas oro uostuose;
• privačių pervežimų iš ir į oro uostą užsakymą;
• renkantis mažesnius, bekontakčius ar aukštus COVID-19 prevencijos standartus taikyti pasirinkusius viešbučius (bekontaktė svečių registracija, maitinimas kambariuose ir kt.)
• keliavimas be registruoto bagažo taip pat mažina koronavirusinės infekcijos plitimą per paviršius.  

Estravel Viešųjų pirkimų skyriaus vadovas Remigijus Nika sako, kad keliautojų sveikata dar kurį laiką bus po padidinamuoju stiklu. Į skrydžius planuojama neįleisti karščiuojančių, viršutinių kvėpavimo takų ligomis sergančių asmenų. Todėl reikėtų svarstyti ne tik apie medicininių išlaidų ir nelaimingų atsitikimų draudimus, bet ir sprendimą minimizuoti galimus perkančiosios organizacijos nuostolius darbuotojų ligos atvejais. Tam padėtų neįvykusios kelionės rizikų ar bilietų draudimai.

Sutarties pratęsimas

Kaip parodė ši neeilinė situacija, dalį kelionių bei renginių teko atšaukti arba perkelti į ateitį. Tad įsipareigojimas nupirkti paslaugą lieka pas pirkimo organizatorių, o pratęsti paslaugos tiekimą pas pirkimą laimėjusį paslaugų tiekėją.  

Dabar svarbiausias dalykas – efektyviai sugrįžti į įprastą kasdienę veiklą, vengti bet kokio nekonstruktyvaus darbo. Taigi viešųjų pirkimų būdu sudarytas sutartis galima pratęsti iki įsipareigojimų įvykdymo arba karantino laikotarpio trukmei. Dalinamės Viešųjų pirkimų tarnybos rekomendacijomis dėl VPĮ 87 straipsnio taikymo. 

Pirkimų vykdymas

Pratęsiant formaliąją pirkimų pusę, reikėtų išskirti ir kvalifikacinius reikalavimus Tiekėjui. Akivaizdu, kad dėl šalyje įvestų apribojimų, Tiekėjo įvykdytų sutarčių skaičius ir vertė įprastai tarnybinėms kelionėms ir renginiams palankiausiu laikotarpiu (kovo ir balandžio mėn. – aukštasis sezonas) yra gerokai sumažėjusi. Todėl keliant kvalifikacinius reikalavimus

Tiekėjui, svarbu įvertinti aukščiau paminėtą aplinkybę ir apsvarstyti galimybę adekvačiai mažinti organizuotų renginių bei įgyvendintų sutarčių skaičių ir vertę. Kita svarstytina galimybė būtų nereikalauti kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų už 2020m. ir leisti pagrįsti kvalifikaciją, remiantis 2017-2019 m. (arba trumpesniu nei įprastai nurodomu 3m. laikotarpiu) įvykdytomis sutartimis.

Alternatyvūs sprendimai renginių organizavimui

Viena iš COVID-19 pandemijos labiausiai paveiktų sričių – renginių organizavimas. Per pasaulį nusiritusi atšauktų tarptautinių parodų, konferencijų, korporatyvinių ir kitų renginių banga, paskatino šio sektoriaus specialistus naujai pažvelgti į pažįstamą rinką, imtis nestandartinių sprendimų, ieškoti naujų formų ir pasiūlyti alternatyvas. 

Šalyje įvestų apribojimų akivaizdoje nemažai renginių keliasi į internetines platformas. Pasitelkus pažangiausias technologijas, įvairūs mokomieji seminarai, konferencijos ir net didžiausios parodos yra sėkmingai organizuojamos virtualiai. 

Radus tinkamiausią sprendimą, atitinkantį tiek visas dabartines technines aplinkybes, tiek saugumo reikalavimus, atsiveria vis daugiau galimybių organizuoti renginius ir erdvėse po atviru dangumi (lauko paviljonai lietaus atveju) ar netgi netikėtose viešosiose vietose. Pasitelkus renginių organizavimo sektoriaus specialistų profesionalumą bei inovatyvias išmaniąsias technologijas, naujo formato renginiai gali tapti kiek netikėta, tačiau įkvepiančia patirtimi Perkančiajai organizacijai ir renginių dalyviams. 

Estravel konferencijų skyriaus vadovė Nona Šareikienė atkreipia dėmesį, kad svarbu neatitrūkti ir nuo įprastų renginių organizavimo normų,  nedidelius renginius organizuojant nuošalesnėse sodybose ar konferencijų erdvėse bei maksimaliai užtikrinant dalyvių saugumą. Svarstytina ir galimybė perkelti renginio datą į kiek vėlesnį laikotarpį. Tačiau atsižvelgiant į tai, jog nemažai renginių jau dabar yra perkelta į vėlesnį laikotarpį, gali iškilti ir didelio renginiams skirtų erdvių užimtumo klausimas. Tad rekomenduojame nedelsti ir vieta renginiui pasirūpinti iš anksto.

“Estravel Vilnius” vadovė Žydrė Gavelienė sako, kad renginiai, parodos ir konferencijos – geriausias sprendimas, siekiant padėti iš krizės išsikapstyti konferencinio turizmo bei renginių organizatoriams. Kuo daugiau į renginius atvyks užsieniečių, tuo daugiau Lietuvos biudžetas gaus pajamų. Lietuva kol kas puikiai suvaldė koronavirusą, bet ekonomikai buvo suduotas labai skaudus smūgis, o jos gaivinimas gali būti gražus tiek vyriausybės, tiek atskirų ministerijų, tiek verslo bendradarbiavimas, organizuojant tarptautines konferencijas.

Atsižvelgiant į aukščiau paminėtas alternatyvias galimybes, raginame valstybines įstaigas nesibaiminti vykdyti viešuosius pirkimus ir kartu su Tiekėjais ieškoti optimaliausių sprendimų tarnybinių kelionių ir renginių organizavimo srityje.