Blogas

Estravel kelionių ekspertų patarimai, naudinga informacija bei aktualios naujienos kiekvienam keliautojui.

Kaip Lietuvoje yra vykdomi viešieji kelionių pirkimai?

Viešosioms ar biudžetinėms organizacijoms planuojant viešąjį pirkimą kelionių paslaugoms įsigyti, neretai kyla klausimų – kokį viešojo pirkimo modelį taikyti, kokie kriterijai padeda pasirinkti kelionių agentūrą. Taip pat, kaip užtikrinti, kad sudarius sutartį su kelionių organizatoriumi bus skaidriai ir efektyviai naudojamas jų kelionių biudžetas?

Žemiau viešųjų pirkimų skyriaus Estravel Vilniuje vadovas Remigijus Nika dalinasi vertingomis įžvalgomis organizacijoms, planuojančioms viešuosius kelionių pirkimus. Kokie kelionių partnerių pasirinkimo būdai vyrauja perkant tarnybines keliones Lietuvoje bei kokie kiekvieno iš jų privalumai? 

Kokie viešojo pirkimo būdai vyrauja Lietuvoje, renkantis kelionių partnerį?

Skelbdamos viešuosius pirkimus kelionių organizavimo paslaugoms pirkti, organizacijos naudoja 3 pagrindinius sutarčių pirkimo modelius.

  • Preliminarių sutarčių modelis.Šio pirkimo modelio tikslas – atsirinkti kelis kelionių paslaugų tiekėjus (dažniausiai Lietuvoje renkamasi 3 arba 5 tiekėjus). Pasirašius sutartis su jais, paslaugos perkamos iš palankiausią kainą ar poreikį atitinkantį pasiūlymą pateikusios agentūros/organizatoriaus.” – įžvalgomis dalinasi Remigijus Nika.
  • Fiksuoto įkainio pirkimo-pardavimo sutarties modelis. “Šis kelionių pirkimo modelis ypatingas tuo,  kad perkančioji organizacija sudaro sutartį tik su vienu tiekėju. Šiuo atveju, kelionių paslaugų tiekėjas įsipareigoja sutartyje nustatytą įkainį paslaugoms taikyti visą sutarties galiojimo laikotarpį.” – pasakoja kelionių ekspertas. Pasak Remigijaus, svarbu žinoti ir tai, kad tokia sutartis baigiasi suėjus numatytam terminui arba kai yra pasiekiama maksimali sutarties vertė (t.y. yra išnaudojamas visas pirkimo biudžetas).
  • Pačio darbuotojo kelionių paslaugų apmokėjimo modelis. Šis kelionių pirkimo būdas naudojamas tuomet, kai perkančioji organizacija visus kelionių paslaugų pirkimus leidžia užsakyti ir apmokėti pačiam darbuotojui, o vėliau, įmonė darbuotojui kompensuoja patirtas tarnybinės kelionės išlaidas.”- aiškina ekspertas. Jeigu Jums įdomu daugiau sužinoti apie šį kelionių pirkimo modelį – plačiau apie tai galite paskaityti ankstesniame Remigijaus Nikos straipsnyje.

Kokią naudą gauna perkančioji organizacija, pasirinkdama “preliminarių sutarčių modelį”? 

“Preliminarių sutarčių (arba dar kitaip vadinamo atnaujinto varžymosi) pagrindu vykstanti bendradarbiavimo praktika rodo, kad keleto tiekėjų pasirinkimas sutarties vykdymui turi daug privalumų. Mano nuomone, šis modelis turėtų  būti taikomas dar plačiau nei dabar.” – įžvalgomis dalinasi kelionių ekspertas Remigijus ir išskiria keletą tokio pirkimo modelio privalumų. 

  • Galimybė užsitikrinti žemiausią kelionių paslaugų kainą. “Kuomet dirbama su keliais paslaugų tiekėjais, vyksta vidinė konkurencija, todėl perkančioji organizacija gali pasirinkti geriausią kainos ir kokybės variantą iš kelių pasiūlymų. Taip galima užsitikrinti racionalų ir efektyvų biudžeto panaudojimą.” – sako Remigijus. Pasak eksperto, perkančioji organizacija šiuo atveju dar sutaupo ir brangaus laiko, nes nebereikia tikrinti informacijos ar paslaugas perka mažiausia galima kaina.
  • Skatinama paslaugų tiekėjų konkurencija. Tai leidžia į viešąjį pirkimą įsitraukti ir smulkesniems paslaugų tiekėjams. Taip  skatinama ne tik ekonomika, bet ir papildomų darbo vietų kūrimas.
  • Rizikos išskaidymas. Tai reiškia, kad mažėja priklausomybė nuo vieno paslaugas teikiančio tiekėjo. “Pvz.: jei vienas kelionių organizatorius dėl kažkokių priežasčių negali pasiūlyti tam tikrų paslaugų ar užsakymą įgyvendinti ne pilna apimtimi, perkančioji organizacija turėdama kelis tiekėjus, turi daugiau galimybių gauti tinkamą paslaugą.” – teigia Remigijus. 
  • Platesnė paslaugų pasiūla. Skirtingi tiekėjai gali naudoti skirtingus paslaugų užsakymo įrankius. Pasak Remigijaus, perkančiajai organizacijai tai garantuoja paslaugų įvairiapusiškumą bei lankstesnes paslaugų kainas.
  • Didesnis ekspertiškumas. “Dirbant su keliais paslaugų tiekėjais galima gauti įvairiapusę informaciją, daugiau rekomendacijų ir įžvalgų, pagal kurias perkančioji organizacija gali priimti atitinkamus sprendimus”. – atskleidžia kelionių ekspertas. 

“Pirkimų vykdymas apklausiant keletą tiekėjų gali šiek tiek padidinti administracinę naštą perkančiosios organizacijos darbuotojui, nes reikia įvertinti gautus pasiūlymus, o po to atitinkamai informuoti tiekėjus apie rezultatus, bet tai labiau vidinis darbo organizavimo klausimas. Gaunama nauda keliems tiekėjams varžantis dėl pirkimo – yra tikrai nepalyginimai didesnė.” – pastebi Estravel Vilnius viešųjų pirkimų skyriaus vadovas.

Kokie privalumai, renkantis “fiksuoto įkainio pardavimo-pardavimo” pirkimo modelį?

Pasak Remigijaus, bendradarbiavimas su vienu tiekėju taip pat neretai naudojamas kelionių paslaugų pirkimo būdas Lietuvoje. Kaip ir preliminarių sutarčių modeliai, taip ir fiksuoto įkainio modelis yra gana patrauklus perkančiosioms organizacijoms. 

  • Paprastesnis paslaugų pirkimo ir įgyvendinimo administravimas. “Šiuo atveju perkančioji organizacija sutaupo nemažai laiko, nes paslaugų užsakymai teikiami ir gaunami tik iš vieno kelionių organizatoriaus ar agentūros.” – paaiškina Remigijus. 
  • Pirkimų vientisumas. “Pvz.: jei kelionės į tą patį renginį ar susitikimą užsakomos skirtingu metu, paslaugų tiekėjas gali apjungti gautus užsakymus ir derinti vieną bendrą pervežimą, vietų parinkimą lėktuve ar pan. Tai gali užtikrinti racionalesnį biudžeto panaudojimą, nei dirbant su skirtingais užsakymais.” – patirtimi dalijasi Remigijus. 

Kelionių ekspertas atkreipia dėmesį, kad pasirenkant šį viešąjį kelionių pirkimo būdą, perkančiosios organizacijos darbuotojai turi aktyviau įsitraukti į efektyvaus kelionių kaštų užtikrinimo  procesą: reikėtų patikrinti ar paslaugos yra suteikiamos už žemiausią galiojančią kainą bei peržiūrėti sutartį, ar tiekėjas vykdo savo įsipareigojimus taikyti sutartus paslaugų įkainius.

Kokie faktoriai leidžia pasirinkti Jums tinkamiausią kelionių paslaugų tiekėją? 

Remigijaus patirtis viešųjų kelionių pirkimo sferoje rodo – tikrai pasitaiko atvejų, kuomet žemiausius aptarnavimo įkainius pasiūlęs tiekėjas ir atrinktas kaip kelionių partneris, nebūtinai gali suteikti geriausią paslaugą. “Pasirenkant bendradarbiavimo modelį su kelionių organizatoriais ar agentūromis, svarbu pasverti visus kriterijus, kurie užtikrins, kad pasirinktas paslaugų tiekėjas ar tiekėjai turi pakankamas kompetencijas bei pajėgumus tinkamai įgyvendinti perkamas paslaugas pilna apimtimi.” – rekomendacijomis dalijasi Remigijus.

Kokius kriterijus reikėtų įvertinti, renkantis kelionių partnerį viešuoju pirkimu?

Remigijus iš patirties dalinasi svarbiausiais kelionių tiekėjo kompetencijų įvertinimo kriterijais, į kuriuos būtina atsižvelgti organizuojant viešąjį pirkimą.

  • Paslaugų teikėjo komunikavimo su perkančiąja organizacija proceso koncepcija. 
  • Paslaugų tiekėjo taikoma klientų skundų valdymo sistema.
  • Krizinių/neeilinių situacijų valdymo modelis.
  • Pasitelkiamų darbuotojų patirtis ir kvalifikacija.

Greta šių naudingumo kriterijų, Remigijus taip pat rekomenduotina į viešojo pirkimo sąlygas įtraukti dar keletą vertinimo parametrų:

  • galimybę pasiūlyti interaktyvią, savarankiško rezervavimo sistemą arba kitą efektyvų sutarties vykdymą ir valdymą užtikrinantį sprendimą. 
  • suformuoti konkrečią pirkimo užduotį, kad galėtumėte įvertinti tiekėjo paslaugų kompleksiškumą ir kainų konkurencingumą.

“Vertinant ilgametę Estravel dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose patirtį bei tarnybinių kelionių organizavimo patirtį, daugiau privalumų vis dėlto įžvelgiu preliminariųjų sutarčių pirkimo modelyje. Juolab, kad jis labiau atitinka viešiesiems pirkimams keliamus tikslus ir principus.” – savo ekspertinę nuomonę atskleidžia Remigijus. 

Planuojate viešąjį pirkimą, norite pasitarti, o galbūt domina privačios/verslui skirtos Estravel kelionių paslaugos bei sprendimai? Tuomet drąsiai kreipkitės šiais kontaktais: +370 5 264 9081 arba pirkimai[@]estravel.lt

Palikti atsiliepimą

Prisijunkite, kad paliktumėte komentarą.

Neabejojame, kad Jums taip pat bus aktualu ir kiti Estravel ekspertų parengti blogo įrašai: