Pandemija pakeitė ne tik kasdienio gyvenimo įpročius, bet ir verslo kelionių organizavimo ypatumus. Payvzdžiui, daugelį gyvų tarptautinių konferencijų, parodų ir kongresų keičia virtualioje erdvėje organizuojami renginiai. 

Estravel verslo klientų skyriaus vadovė Eglė Kaušienė pastebi, kad dalis virtualių kongresų, turėjusių įvykti gyvai – persikelia į virtualią erdvę, tačiau įdomu ir tai, kad dalis naujų kongresų jau iš karto yra planuojami virtualioje erdvėje. 

Ką reikia žinoti, planuojant dalyvauti virtualiame kongrese? Kokios yra aktualiausios registracijos į juos sąlygos? Įžvalgomis dalinasi Eglė Kaušienė. 

Ką reikia žinoti, jeigu numatytas “gyvas” kongresas keičiamas į virtualų? 

Ką daryti, jei dalyvis nusprendžia dalyvauti virtualiame kongrese? 

“Jei dalyviai jau buvo registruoti į kongresą, kuris buvo pakeistas į virtualų, dažniausiai papildomai nieko daryti nereikia, nes dalyvių registracijos perkeliamos automatiškai”. – patirtimi dalinasi Eglė. Be to, rūpinamės ir išlaidų administravimu – mokesčių grąžinimu ir kt.  

Eglė taip pat atkreipia dėmesį, kad dalį sumokėtos dalyvio registracijos sumos galima susigrąžinti, nes virtualaus kongreso dalyvio mokestis įprastai būna mažesnis: “Kainų skirtumą organizatoriai grąžina, bet grąžinimo terminas būna skirtingas: vieni organizatoriai grąžino skirtumą likus 1 mėnesiui iki renginio, kiti organizatoriai informuoja, kad kainų skirtumą grąžins tik po renginio.” 

Ką daryti, jei dalyvis nusprendžia atsisakyti dalyvavimo virtualiame kongrese?

Kelionių eskpertė primena, kad yra numatytas ir tam tikras terminas, iki kurio dalyvis gali atsisakyti dalyvavimo kongrese ir susigrąžinti dalyvio mokestį. Svarbu žinoti, kad kai kurie atšaukimai galimi be baudų, tačiau ne visi. Šią informaciją gali pateikti kongreso organizatoriai. Estravel kelionių konsultantai Jums padės išspręsti pinigų grąžinimo klausimus, derėtis su organizatoriais dėl palankesnių sąlygų. 

Kai kurie organizatoriai, atsiradus “gyvo” ir virtualaus kongreso kainos skirtumui, dalyviui duoda kuponą, kurį dalyvis gali panaudoti būsimiems kongresams, tad gavus tokį kuponą – jį būtina išsaugoti. 

Į ką būtina atkreipti dėmesį, registruojant dalyvius į virtualų kongresą? 

“Svarbu atkreipti dėmesį, kad keičiantis kongreso erdvei iš “gyvos” į virtualią, gali keistis ir kongreso data, ir registracijos kaina bei sąlygos. Kiekvienas kongreso organizatorius turi savo nustatytą tvarką ir taisykles, kurios priklausomai nuo renginio skiriasi.” – pastebi Eglė.

O į kokias sąlygas labiausiai reikėtų atkreipti dėmesį? Eglė dalinasi gerąja patirtimi – žemiau pateikia sąrašą svarbiausių registracijos į virtualų kongresą akcentų.

• Kongreso kaina. “Virtualaus kongreso registracija gali būti vykdoma keliais etapais – kiekvienu etapu registracijos į kongresą kaina kyla. Norint maksimaliai efektyviai panaudoti biudžetą, rekomenduoju dalyvius registruoti į kongresą kuo anksčiau, kad registracijos mokestis būtų kuo mažesnis.” – pastebi Eglė. Kongreso organizatoriai tai pat neretai nustato mažesnes grupines kainas (tokiu atveju, jei į kongresą vienu metu registruojama didesnis kiekis dalyvių). Dalyvio narystė kai kuriose susijusiose organizacijose taip pat gali suteikti papildomą nuolaidą nuo kongreso kainos.
• Kas registruoja į kongresą. Nepaisant to, kad kongresas yra virtualus – registracija į jį nėra paprasta – reikia tinkamai užpildyti registracijos formas, surinkti teisingus duomenis. Mes jau turime sukaupę patirties šioje srityje, tad drąsiai galite patikėti registraciją į kongresą Estravel konsultantams. Kai į renginį negali registruoti trečioji šalis, registracija vykdoma dalyvio vardu, ir dalyvis gauna visą dokumentaciją į savo nurodytą el.paštą, taip pat ir sąskaitas, kurios vėliau turi būti pateiktos mokėtojui.
• Kam siunčiami prisijungimai į kongresą. Patyręs kelionių konsultantas pasirūpins ne tik sklandžia registracija, bet ir laiku gautais kongreso prisijungimais. Kongresų organizatoriai prisijungimus į kongresą siunčia arba registruojančiam dalyvį asmeniui, arba kiekvienam dalyviui atskirai. “Tuo atveju, kai prisijungimai siunčiami registruojančiam asmeniui, labai svarbu užtikrinti, kad kongreso organizatoriai informaciją atsiųstų laiku. Kitu atveju, kai prisijungimų informacija siunčiama tiesiogiai dalyviui (ši informacija siunčiama likus nuo 1 savaitės iki 1 dienos iki renginio), sudėtinga patikrinti, ar tikrai visi dalyviai prisijungimus gavo.” – įžvalgomis dalinasi Eglė. 
• Informacija, reikalinga dalyvio registracijai į kongresą. Reikalingus duomenis pateikiame žemiau lentelėje.

• Elektroninio pašto adresas. Būtina nurodyti teisingą kongreso dalyvio elektroninį paštą, nes prisijungimai į virtualų kongresą yra atsiunčiami būtent el. paštu. 
• Ar įmanoma gauti informaciją apie įvykusio kongreso temas, pranešimus? Kelionių ekspertė Eglė dalinasi patirtimi – “Virtualūs kongresai specifiniai tuo, kad jei dalyvis negali dalyvauti numatytu laiku – yra galimybė gauti kongreso įrašus vėliau. Dalyvis galės perklausyti pranešimus dalyviui patogiu metu”.
• Sertifikatai. “Dažnai svarstant apie dalyvavimą kongresuose, įmonės svarsto jų naudą. Noriu pabrėžti, kad kongresų dalyvių kvalifikacijos kėlimą įrodo gaunami sertifikatai, kurie po kongreso atsiunčiami dalyviams.” –  atkreipia dėmesį Eglė. Kiekvienas kongreso dalyvis po virtualaus kongreso gauna sertifikatus. Jie būna sugeneruojami kiekvieno dalyvio paskyroje arba atsiunčiami kiekvienam dalyviui  asmeniškai, registracijos metu nurodytu el. pašto adresu.

Kodėl Estravel – patikimas kelionių partneris, planuojant dalyvavimą kongresuose?

• Prasidėjus pandemijai teko daugiau nei 150 dalyvių perregistruoti iš gyvų kongresų į virtualius. Jau patyrėme įvairių situacijų, žinome kaip išspręsti kilusius nesklandumus ir kaip dėrėtis su organizatoriais, tad Jūsų registracijos – tikrai patikimose rankose.
• Surenkame visą registracijai reikalingą informaciją ir sklandžiai atliekame registracijos procesą. 
• Sekame ir stebime registracijos į kongresus proceso eigą, komunikuojame su kongresų organizatoriais, kad laiku gautume prisijungimo duomenis į kongresus ir kitą aktualią informaciją. 
• Užsakymo valdymas. Įvykus pokyčiams, visos užsakymo detalės derinamos ir komunikacija vyksta tik su vienu šaltiniu – t.y. su patikimu Estravel kelionių konsultantu. Derimės su organizatoriais dėl palankesnių sąlygų keitimų atveju.
• Pasiekiamumas – 24/7.  Estravel pagalbos linija mūsų klientams yra pasiekiama visą parą.
• Lanksčios paslaugų apmokėjimo galimybės. Už Estravel kelionių agentūros suteiktas paslaugas galite apmokėti skirtingais būdais: mokėjimas pavedimu, kortele, grynaisiais.