Šiemet ne tik įprastos žiemos šventės, bet ir įmonių kolektyvų šventiniai renginiai bus kitokie. Apklausos mūsų organizuojamuose webinaruose parodė, kad dalis verslų šiemet dėl saugumo nutarė šventinių renginių visai atsisakyti, dalis nusprendė perkelti šventinius renginius į virtualią erdvę. Estravel komanda kasdien stengiasi atliepti verslo renginių organizavimo poreikius naujoje pandemijos realybėje, todėl dalį mūsų organizuojamų renginių, kartu su jų autoriais perkėlėme į virtualią erdvę. Šis sprendimas pasiteisina – matome, kad virtualūs renginiai šiandien labai aktualūs.

Tačiau komunikuodami su virtualių renginių užsakovais dažnai girdime klausimą – “O kodėl kaina, tarsi gyvai organizuojamo renginio, juk jis virtualus?”. Tačiau į šių renginių organizavimą įeina labai daug detalių – todėl kiekvienas toks renginys turi savo kainą. Taigi, už ką mokate, užsakydami virtualų renginį? 

Techninė bazė

Net jei ir virtualaus renginio metu Jums, Jūsų kolegoms ar renginio vedėjams niekur nereikia važiuoti, techninio pasiruošimo yra praktiškai tiek pat, kiek ir organizuojant gyvą renginį. Pavyzdžiui tam, kad sklandžiai vyktų komandinis “Infinite Loop” ar kiti mūsų rekomenduojami žaidimai, reikalinga keletas skirtingų IT platformų, kurios reikalauja skirtingo pasiruošimo. Tokios platformos naudojamos visame pasaulyje, tad joms keliami ypatingai aukšti naudojimo ir priežiūros standartai. Beje, šios programos įprastai yra anglų kalba, o tam, kad tinkamai jas naudoti Lietuvoje – reikalingi ir profesionalūs instrukcijų ir kiti vertimai į lietuvių kalbą. Organizuojant tokį renginį, kaip “Itališka kulinarinė valanda”, šefo komandai reikalingos kameros ir kita papildoma įranga, kad gaminimo procesas virtualiai būtų atspindimas kuo kokybiškiau ir realistiškiau. 

Renginių vedėjų ir žaidimų autorių laikas ir “know-how”

Sąžiningas atlygis renginių autoriams ir vedėjams sudaro pačią didžiausią renginio kainos dalį. Nors fiziškai vykti virtualaus renginio metu jiems niekur nereikia, jų žinios, skiriamas laikas pasiruošimui, kokybiškų instrukcijų/scenarijaus pasiruošimas, profesionalus renginio moderavimas, gebėjimas perprasti ir užburti renginio dalyvius kainuoja nemažai laiko, įgūdžių ir žinių. Pavyzdžiui, fenotipologijos specialistas vienam, kad ir nedideliam renginiui turi pasitelkti visą turimą fenotipologijos žinių bagažą, gebėti greitai suprasti kaip ir ką pasakyti kiekvienam renginio dalyviui. Virtuvės šefai – su renginių dalyviais taip pat dalinasi įvairiomis gudrybėmis ir patarimais, kurių, įprastai, taip lengvai nesužinosime.

Pasiruošimas ir įdirbis prieš renginį

Kiekvienas profesionalas prieš vesdamas ir organizuodamas tiek gyvą, tiek virtualų renginį, skiria dalį laiko bandant pažinti renginio užsakovą, iki galo suprasti ir įsiklausyti į jo lūkesčius, pagal individualius norus ir komandų poreikius adaptuoja savo renginių programas. Tai didelis, dažnai nematomas, renginių organizatorių ir vedėjų darbas. 

Papildomi žmogiškieji ištekliai

Norint, kad sklandžiai vyktų virtualūs renginiai, žaidimų ir kitų veiklų autoriams neretai prireikia įdarbinti keletą papildomų rankų. Pavyzdžiui – organizuojant kulinarinį vakarėlį, šefui reikia pasirūpinti kompetetingais operatoriais, žmogumi, administruojančiu virtualią transliaciją, pagalbininku virtuvėje. Organizuojant virtualų renginį stambiai įmonei (pavyzdžiui, kur dirba keli šimtai ar daugiau darbuotojų) gali prireikti ir daugiau vedėjų, asistentų. Kaip ir kiekviename versle, darbo jėga reikalauja atitinkamo atlygio. 

Produkcija ir jos pristatymas

Jeigu įmonių kolektyvai virtualiam renginiui renkasi įvairias degustacijas (pavyzdžiui alaus, vyno ar gurmaniško maisto), renginio organizatorius turi užtikrinti, kad degustaciniai rinkiniai su kokybiškais produktais greitai ir laiku pasiektų kolektyvo narių namus. Verta prisiminti, kad šiuo atveju kainuoja ne tik maisto produktai ir gėrimai, bet ir patrauklus įpakavimas bei pristatymo renginio dalyviams į namus kaštai. 

Išliekamoji nauda Jums ir Jūsų komandai

Verta paminėti, kad dauguma Estravel organizuojamų virtualių renginių yra ne tik pramoginio pobūdžio šou, bet kartu ir tam tikri mokymai. Pavyzdžiui, fenotipologijos seminaro metu apie kiekvieną renginio dalyvį yra atskleidžiamos tam tikros jo savybės ir charakterio bruožai, kurie leidžia geriau suprasti, kaip su vienu ar kitu žmogumi dirbti, kaip geriausia su juo komunikuoti. “The Infinite Loop” ar “Everesto” žaidimo metu atsiskleidžia geriausi komandų lyderiai, mokomasi kuo aiškiau komunikuoti su kolegomis, greitai priimti pagrįstus sprendimus. Tokie įgūdžiai praverčia kiekvienam savo srities profesionalui.

Renginio organizatoriaus (Estravel) pagalba tarpininkaujant tarp užsakovo ir renginio vedėjų

Estravel Lietuvoje veikia daugiau kaip 23 metus, o Pabaltijo mastu – daugiau kaip 30 metų. Ilgametė patirtis mums padėjo sukaupti didelę duombazę renginių idėjų, geriausių ir patikimiausių renginių vedėjų ir susijusių kontaktų, kuriuos pasitelkiame organizuodami Jūsų renginį. Daugelį komandinių renginių, kuriuos rekomenduojame klientams, esame išbandę patys. Tai reiškia, kad pažindami klientą galime rekomenduoti tinkamiausią renginio variantą iš asmeninės patirties. Taip pat žinome įvairiausių būdų, kaip kolektyvo renginį padaryti kuo įdomesnį (pavydžiui pasirūpinti papildomu vedėju, dovanomis kolektyvui, papildomu maitinimu ar kitomis staigmenomis). Organizuojant renginį su Estravel visos 3 šalys laimi: mes gauname Jūsų užklausas, Jūs gaunate kokybišką renginį ir sutaupote laiko, nes nereikia patiems rūpintis renginio detalėmis, o renginio vedėjas – greitai ir laiku pateiktą informaciją apie kolektyvą pasiruošimui ir kitas detales bei sąžiningą užmokestį už darbą. 

Mokestinė dalis

Kaip ir kiekviena įmonė, taip ir mūsų renginių autoriai, vedėjai, tiek renginio organizatoriai valstybei moka atitinkamus mokesčius už vykdomą veiklą, kurie visuomet įeina į pasirinkto renginio kainą. 

Apibendrinant

Išvada tokia – virtualus renginys reikalauja lygiai tiek pat pasiruošimo, organizacinių gebėjimų, įgūdžių, žinių ir techninių smulkmenų įgyvendinimo, kiek ir gyvai vykstantys renginiai. Tik visas darbas ruošiantis virtualiam renginiui dažnai yra nematomas. Investicija į virtualų renginį atsipirks su kaupu, nes tokių renginių nauda įmonei akivaizdi – galimybė išmokti kažko naujo, sutvirtinti ir motyvuoti komandą, įveikti komunikacinį iššūkį šiuo neįprastu periodu bei puikiai praleisti laiką kartu neformalioje aplinkoje.

Jeigu norite surengti savo kolegoms, partneriams ar klientams virtualų renginį, tačiau nežinote kokią idėją jam išsirinkti – rekomenduojame sudalyvauti mūsų webinare gruodžio 2 d. (trečiadienį), kuriame galėsite išbandyti vieną iš virtualių žaidimų. 

Jeigu jau esate pasirinkę patrauklų renginio variantą arba norite pasitarti su mumis dėl tinkamo Jūsų poreikiams varianto – laukiame Jūsų užklausų el. paštu renginiai@estravel.lt  arba tel. nr. +370 5 212 5803.